ZUGFeRD – Format für elektronische Rechnungen

Ab November 2020 müssen für alle öffentliche Aufträge (> 1000 €) die Rechnungen elektronisch ausgestellt und übermittelt werden. Dies gilt sowohl für Deutschland als auch für ganz Europa.

Das bedeutet: Unternehmen müssen ab diesem Zeitpunkt in elektronischer Form abrechnen. Öffentliche Institutionen dürfen dann keine konventionellen Rechnungen mehr annehmen. Darunter fallen also Behörden, Verwaltungen, staatliche Einrichtungen und öffentliche Unternehmen. Wer diese oder ähnliche Institutionen zu seinen Kunden zählt, muss also mitziehen.

Wer glaubt, dass sei kein Problem, weil die Rechnungen schon im PDF-Format per E-Mail verschickt werden, irrt sich allerdings. Denn die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung hat genaue Vorgaben bezüglich des Formats und Inhalts für digitale Rechnungen gemacht.

ZUGFeRD oder XRechnung sind eine der möglichen Rechnungsformate der elektronischen Rechnung. Eine elektronische Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Die Weiterverarbeitung ist bei ZUGFeRD und XRechnung problemlos möglich. Die Daten können damit in das jeweils eigene System eingelesen und elektronisch weiterverarbeitet werden.

LC-TOP und ZUGFeRD

LC-TOP – die Handwerkersoftware macht Ihnen die Umstellung auf die Rechnungsverarbeitung mit ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronischer Rechnung Deutschland) einfach und unterstützt Sie gerne auf Ihrem Weg in die digitale Zukunft und das papierlose Büro.

ZUGFeRD 2.0 erfüllen alle Anforderungen der EU-Richtlinie an die XRechnung und können für die Rechnungsstellung mit Behörden, national und international, genutzt werden.

Mit der LC-TOP Handwerkersoftware ZUGFeRD-Rechnungen erstellen, versenden, empfangen und verarbeiten.

Ihre Vorteile mit ZUGFeRD

ZUGFeRD speichert die Rechnungsdaten in einem PDF-Dokument (PDF/A-3) und bietet die Möglichkeit, eine XRechnung in PDF einzubetten. Damit werden sowohl strukturierte Datensätze (X- bzw. XML-Format) als auch das Rechnungsbild (PDF) gleichzeitig per Mail übermittelt.

Zustellung der Rechnung per E-Mail.

Direkte Zustellung an die zuständige Person/Abteilung.

Übernahme ins LC-TOP Programm.

Datenübergabe/-versand an das Steuerbüro – eine automatisierte Datenübernahme möglich.

Gesetzkonforme Archivierung der elektronischen Rechnungen.

Erleichtert die Einhaltung organisatorischer Richtlinien und rechtlichen Anforderungen.

ZUGFeRD und XRechnung

Während das ZUGFeRD-Format besonders für die digitale Rechnungsabwicklung zwischen Unternehmen zu empfehlen ist, ist die XRechnung für die Zusammenarbeit mit Behörden und Verwaltungsorganen geeignet. Unabhängig vom Format bietet die Rechnungsstellung auf digitalem Wege so viele Vorteile, dass sie sich mit Sicherheit etablieren wird.

Während es sich bei einer E-Rechnung im Standard XRechnung um einen reinen Datensatz handelt, besteht eine Rechnung im Standard ZUGFeRD 2.0 aus einem Datensatz und einem sogenannten Sichtdokument in Form einer PDF. Den europäischen Vorgaben entsprechen aber grundsätzlich beide Standards.

Bei Fragen von ZUGFeRD einlesen, können Sie auch jederzeit eine Online-Schulung bei uns buchen.